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South Summit es un evento celebrado en Madrid conocido por ser el mayor evento de innovación y emprendimiento del sur de Europa. Tuve la ocasión de asistir en 2016 y fue impresionante ver tantísimo movimiento: startups exponiendo sus productos, charlas de primer nivel, infinidad de stands, inversores que se cruzaban con emprendedores… También es conocida la alta cantidad de eventos que coexisten en Madrid durante todo el año, por lo que impresiona aún más que South Summit se desmarque del resto, gracias en parte a un escenario tan espectacular como La Nave.

Durante el verano pasado recordé el evento a través de una convocatoria de voluntarios desde Spain Startup -su organizador- para la siguiente edición y pensé… ¿por qué no? ¿Comprendería cómo funciona un evento grande desde dentro?

Tras tres días de intensa actividad (nos levantábamos a las 5 de la mañana para poder coger los transportes que nos dejaran en Villaverde), puedo afirmar que ha sido una de las mejores experiencias de mi vida profesional. El ejemplo perfecto de que lo bueno si es breve, se hace inolvidable.

Por recapitular el contexto, fui acompañado de varios de mis compañeros de AIDI, lo cual hizo aún más entretenida la experiencia. Allí nos encontramos con decenas de jóvenes (y no tan jóvenes) voluntarios venidos desde toda España dispuestos a echar una mano. En mi caso concreto, era uno de los encargados de avisar a las startups de la competición cuando tuvieran que exponer. Lo bueno es que era una tarea limitada a ciertas horas y me permitió echar una mano en todas las demás mientras tanto.

«La clave de un evento es aprender a gestionar la inevitable dosis de caos que trae el directo, para transformarlo en una experiencia impoluta hacia quien deposita su confianza en esa organización».

Llamar a ponentes israelíes por teléfono, llevar agua en carretillas para todos los emprendedores, hacernos amigos de los vigilantes de seguridad y llevarles cafés, indicar dónde aparcar a un inversor millonario, saludar a los mandatarios de Ciudadanos en la zona VIP (sólo Ignacio Aguado devolvió el saludo por cierto), aprovechar para conocer a algún potente referente al que le seguía la pista desde hace meses, preparar las bolsas de regalo de Acciona para los asistentes premium, escribir Hello Love por error a un ponente que realmente se llama Loek (gracias Whatsapp), explicar la nueva tecnología de INDITEX, llevar bollos a escondidas a las azafatas de Ferrovial, redescubrir el uso real de la app Zello como si fuéramos un ejército comandado en busca de incidencias, improvisar indicaciones sobre cómo una empresa debía montar un robot, rehacer analógicamente los emparejamientos entre inversores y emprendedores, tirar cervezas desde el grifo en la fiesta de cierre o incluso rescatar a un ponente encerrado en el baño (no te delataré). Incluso tomar ciertas responsabilidades en los momentos en que mis superiores tuvieron el máximo estrés. Estas son unas pocas de la larga lista de (alocadas) tareas que mis compañeros o yo tuvimos que desempeñar. Suena divertido, porque lo fue, pero también aprendí muchas cosas. Ah, incluso me entrevistaron:

La fundamental enseñanza que obtuve es que un evento es un evento, por obvio que parezca. Sin ánimo de vanidad, South Summit es como IDesignMadrid, pero con tropecientos mil veces más asistentes, más equipo, más empresas, más espacio, más actividades, más presupuesto y más difusión. Pero sigue estando formado por tareas sencillas: llamar, escribir, hablar, conectar esto o lo otro, dar indicaciones, vigilar, acreditar, controlar tiempos, servir comida y toda la «magia» reside en la coordinación y gestión del directo. Obviamente el trabajo que hay durante todo el año previo al evento es inmenso (por algo es un evento de tanto éxito) y los asistentes presencian calidad durante todo su desarrollo, una buena muestra de MVP y donde los propios participantes son los mejores dinamizadores. De puertas para dentro, la imagen me seguía resultando familiar: ponentes que se retrasan, aparatos que no se localizan, móviles que se descargan, carreras, nervios, tensión, ayunas… la clave es aprender a gestionar la inevitable dosis de caos que trae el directo, para transformarlo en una experiencia impoluta hacia quien deposita su confianza en esa organización. A mí todo esto al menos me ha despertado las ganas de, algún día, trabajar organizando un evento con una estructura verdadera detrás.

De momento, al igual que conté en otra ocasión, lo que más pena me da de estos eventos es que se quedan en una experiencia cerrada e irrepetible (quizá por eso los recuerdo tan bien) pero de la que luego cuesta mucho hacer amagos de repetición, porque las segundas partes nunca parece que van a ser tan buenas y, si lo son, entonces la primera perdería su magia. Así que por ahora lo que toca es marcar de nuevo la fecha en el calendario de 2018 y ver si la vida me permite repetir.