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Seguro que, en más de una ocasión, te has enfrentado a los creativos captchas con imágenes que se han estandarizado tanto en los últimos años. Señala las imágenes que contienen semáforos. Señala las imágenes que contienen alimentos salados. Señala las imágenes que contienen rosetones neogóticos. Quizá has gastado más tiempo del que deberías sopesando si la casilla de arriba a la derecha incluye una esquinita del semáforo. Vale, pues lo que quizá no sabes es que no se trata de un examen -y esto explica que casualmente siempre eliges la respuesta correcta- sino de intentar identificar patrones como el movimiento del ratón o la velocidad de respuesta para distinguirlos de los de un robot. Aun así, todavía internet especula con el funcionamiento del captcha.

¿Y por qué me cuentas esto? Porque lo mismo que te pasó gastando unos segundos de más eligiendo casilla cuando daba igual la respuesta, puede extrapolarse a muchas otras decisiones que haces a lo largo de tu día y de tu vida. Cómo nos transportamos, qué ropa nos ponemos, qué comemos… y no hablemos, del plano laboral, donde las reuniones pueden extenderse horas y horas tomando decisiones que tienen una relevancia ínfima o nula respecto a las prioridades que realmente conocemos.

Esto se conoce como la Ley de Parkinson de la Trivialidad y viene a decir que las empresas gastan un ingente tiempo decidiendo sobre asuntos triviales. De hecho, también se conoce como el efecto del estacionamiento de bicicletas porque se originó a raíz de que cierto comité ejecutivo, en una reunión destinada a discutir sobre un reactor atómico, invirtió casi todo el tiempo en elegir el color de su aparcamiento de bicis.

Volviendo al día a día, son incontables las veces que he protagonizado reuniones para debatir sobre un cartel en lugar de sobre el producto que aparece en él o centrando la conversación en el tipo de catering en lugar de en el ponente principal. Por eso es bueno concretar objetivos de las reuniones o sesiones de ideación y no perder el foco en ningún momento. Pero ojo, esto puede darse también en nuestra organización individual. ¿Cuántas veces has gastado tiempo en tareas irrelevantes a sabiendas de que tienes otras más importantes que hacer? O tardar tanto en elegir la serie que vas a ver que, para cuando la has elegido, ya se te ha pasado el tiempo de verla o incluso se te han pasado las ganas. Aquí he visto que muchas personas achacan estas situaciones a su capacidad de procrastinación, pero realmente me he dado cuenta de que hay dos formas de que esto suceda.

He creado el término procrastinación inversa a aquel aplazamiento que voluntariamente hacemos de las tareas más valiosas e importantes en favor de otras que simplemente son urgentes pero de escasa relevancia. El matiz es que la «procrastinación estándar» se asocia con una cuestión de pereza, mientras que la inversa tiene que ver con la ordenación de prioridades. De hecho, me considero una persona poco vaga para ponerme a hacer cualquier tarea en cualquier momento pero esto conlleva un defecto asociado y es que corro el constante peligro de ponerme a hacer tareas que realmente no debería estar haciendo en ese momento o quizá nunca. Además, estar siempre ocupado es negativo para la creatividad porque un «aburrimiento sano» te permite imaginar, soñar y divagar. 

Para solucionar este asunto, hay ciertos ejercicios que te ayudan a priorizar esas tareas. Si es en el ámbito laboral, pensar en la retribución económica directa o indirecta asociada a las mismas puede ser buena idea (las clasificas por importancia), pero también atribuirles una estimación del tiempo que necesitas para hacerla y su plazo límite. De nada sirve ponerte a hacer una tarea urgente si tienes menos tiempo disponible del que necesitas para hacerla. A lo mejor, si la tarea lo permite, habría que subdividir su contenido para que encaje en tu marco temporal.

Una forma de entender esta priorización es relacionando las tareas importantes con las consecuencias asociadas. Como bien dice el Principio de Pareto, el 20% de nuestras acciones provocan el 80% de los resultados, por lo que la clave es en identificar ese 20% productivo y potenciarlo.

Como se ve en el gráfico, también conocido como la Matriz de Eisenhower, las tareas urgentes e importantes requieren la mayor parte de tu atención inmediata. Si la tarea es importante pero tiene margen de tiempo, planifícatela dividiéndola en hitos o subtareas, según el caso, teniendo en cuenta la fecha límite y tus horas disponibles. Algo urgente pero poco importante, como contestar correos o hacer ciertas llamadas, en algunos contextos pueden delegarse pero, si estás solo/a, lo más recomendable es acumular todas esas tareas en un mismo bloque temporal para que las hagas del tirón y evitar intercalarlas en medio de una importante en la que estés concentrado (para eso es bueno coger el hábito de volcar la información para liberar la memoria). Finalmente, y quizá lo más importante, hay cosas que no merece la pena hacer nuncaAl más puro estilo Mínimo Producto Viable, aplica estos principios a tus tareas diarias y deja que la guinda del pastel sólo se ponga cuando se haya hecho el resto del pastel.