Quienes más me conocen saben que, si tengo que elegir dos de mis cualidades, siempre elijo la sensatez y la organización. Haciendo gala de la primera de ellas, considero que soy una persona que gestiona bien su tiempo y esto se ha podido poner en práctica durante diversos proyectos, actualmente el de mi aventura como freelancer. Por ello, me he animado a escribir 10 consejos sobre cómo me organizo. Me gusta hacer este tipo de ejercicios para estructurar mis conocimientos y si, además, puedo ayudar a alguien me alegrará saberlo.
He de decir que esta entrada no va referida a un proyecto concreto, lo cual tiene otras características y complejidades, sino a una organización más vital y transversal, referente al día a día y que, aunque lo explico desde mi posición de freelancer, puede servir para muchas situaciones.
1. Vivir encadenado a varias tareas recurrentes.
Lo primero de todo es entender que si estás trabajando como freelancer, hay una parte de tu tiempo laboral que debes invertir en ciertas tareas que, de estar trabajando bajo contrato, no tendrías por qué hacer o al menos no con tanta frecuencia.
Por ejemplo, alrededor de un 20% del tiempo que estoy trabajando, lo invierto en uno de los siguientes tres asuntos:
Administración: gestión de facturas, estar al día con obligaciones de autónomo… si sólo trabajas con proyectos grandes y no tienes muchos gastos, puede ser poco tiempo.
Formación: no implica sólo posibles cursos a los que te inscribas, sino al trabajo de estar al día de lo que se mueve en el sector, nuevas tecnologías, herramientas, lectura de artículos… algo que, de estar en una empresa, o bien no es TAN necesario porque el ritmo lo marca la empresa o bien se incluye dentro de tu plan de desarrollo profesional.
Contactos: algo esencial, siempre estar descubriendo contactos nuevos y manteniendo los existentes, especialmente con el foco de conseguir proyectos que enlacen a los que tienes en marcha para estar el mínimo tiempo de parón. Esto implica tener reuniones de vez en cuando y asistir a eventos, entre otras cosas.
Una vez fui consciente de que habré de vivir siempre con estas tareas, mi reto es gestionar las jornadas de trabajo de tal forma que tenga que invertir el mínimo tiempo de mi «vida no laboral» en acometerlas. Por desgracia, habrá épocas en las que estas tareas requieran una carga o urgencia mayor y no queda otra que sacar las horas de donde se pueda.
2. Libera cuanto antes el caché de tu mente.
Cuando tengo la cabeza puesta en varios proyectos simultáneamente o, lo que es peor, en muchos potenciales proyectos, es fácil volverse loco si uno no vuelca la información. En ese sentido, intento retener información o tareas en mi cabeza el menor tiempo posible, siempre que pasen a estar controladas y localizadas.
Para ello, se pueden emplear varias herramientas digitales que mencionaré en el siguiente punto, pero a veces es tan sencillo como llevar una libreta siempre encima. Por ejemplo, nunca hago una llamada telefónica profesional o acudo a una reunión si no tengo papel y boli donde poder apuntar datos clave, posibles tareas que aparecen o incluso referencias e ideas espontáneas que, si no quedan escritas, se volatizarán al seguir el hilo de la conversación. Como truco, para aquellos casos en los que no tengas nada con que apuntar, suelo crear «reglas mnemotécnicas express« para acordarme de las palabras clave de la conversación y, según ésta acaba, lo primero que hago es volcarlas al móvil y, eventualmente, a diferentes docs en la nube.
Es fundamental que tengas una rutina de seguimiento de toda esa información. De nada sirve que borres los detalles de un asunto de tu cabeza si estás borrando por entero el asunto. El secreto reside en que sepas que tienes algo que hacer, aunque no te acuerdes de qué.
3. Las herramientas que me dan la vida.
Para poder liberar la mente de tareas y recordatorios, vivo enamorado de varias herramientas:
Google Keep. El típico bloc de notas para crear listas numeradas. Lo tengo sincronizado entre PC y móvil para poder apuntarme cualquier tarea sencilla que tengo que hacer. Cuando se me acumulan, creo sub-listas o voy ordenando las tareas por urgencia.
Google Calendar. Un clásico, donde incluyo bajo dos etiquetas diferentes las actividades correspondientes a mi vida profesional y personal. En Android, el widget de la app gratuita «Business Calendar» es muy útil para visualizar cómodamente todo el contenido.
Además, podría hablar de Excel y su versión Sheets de Google, que son muy útiles para administrar «listas complejas» que necesites mantener a largo plazo (publicaciones, empresas, clientes, libros…). Finalmente, también algún día hablaré largo y tendido sobre Trello pero no ahora porque realmente lo aplico a nivel proyectos y no en la gestión personal.
Hay multitud de aplicaciones más para este tipo de objetivos, he probado muchas y al final me apaño bien con estas, pero algunas como Wunderlist o Todoist buscan mejorar Google Keep y otras como SaveMyTime te permiten registrar y analizar el tiempo que pasas en tu vida haciendo diversas tareas.
4. Etiquetas a diestro y siniestro.
Si bien una de las virtudes de usar una hoja de cálculo para almacenar datos es la posibilidad de filtrar los resultados en columnas, intento trasladar esta opción de «filtrado» en toda la información que recopilo. Sí, se tarda un poquito más cada vez que haces una actualización, pero a largo plazo lo agradeces muchísimo, especialmente si tienes alguna urgencia. Contextos en los que intento etiquetar la información:
Contactos. Ya hace años que me olvidé de la SIM para almacenar mis contactos y añado todos siempre a Google (a veces con varias cuentas si corresponde), para poder sincronizarlos con Gmail rápidamente y, en este caso, poder filtrar por criterios como la empresa o el ámbito donde les conocí. Relacionado con el volcado de información, procuro guardar a todas aquellas personas que en algún momento me dan su teléfono o correo y pienso que en el futuro podría necesitarlo. También en un doc suelo ir apuntando las notas principales de las reuniones que tengo, especialmente si se ha hablado de algo que podría necesitar recordar en el futuro.
Correos. A su vez, uso Gmail para integrar mis múltiples cuentas en la misma bandeja y, de nuevo, intento mantener la bandeja de entrada limpia siempre. Tengo la costumbre de dedicar un rato al día o a la semana a «identificar» cada correo nuevo y eliminarlo, moverlo a una de mis múltiples carpetas o ponerle una estrellita -indicativo de que he de contestarlo- y, cuando el hilo ha acabado, archivarlo donde corresponda.
Recursos. Realmente esto ya puede aplicar a cualquier cosa. Cuando tengo documentación, libros u otro tipo de recursos en forma de archivos, estos van a parar a carpetas categorizadas. Si tengo información multi-columna que volcar en un excel, busco la forma de crear etiquetas que me permitan organizarla o filtrarla como necesite. Incluso en cierto casos como los marcadores del navegador, las apps del móvil, las listas de Amazon o los atajos del teclado. Cuantos más hacks puedas configurar y recordar, más te lo agradecerá tu tú del futuro.
Ojo con categorizar en exceso, quizá no necesitas crear 17 tipos diferentes de alarmas si sólo vas a usar 2, hay que jugar con la experiencia y el propio conocimiento de uno mismo. Tampoco es necesario (ni posible) llevar actualizado todo siempre; prioriza las cosas urgentes e importantes y resérvate una tarde cada varios días, semanas o meses para hacer diferentes tipos de limpieza y puestas a punto (por ejemplo yo limpio y reordeno los archivos de mi móvil cada 6 meses, aunque en ese período intento no acumular basura de forma indiscriminada; en cambio, nunca pasa más de una semana sin limpiar el correo).
5. Estando aquí reunidos…
Hay dos cosas que he aprendido respecto a las reuniones en estos últimos años: son importantes y no lo son. Me explico: reunirse con gente es algo fundamental, especialmente si eres freelancer, porque has de buscar continuamente nuevos proyectos, pero a veces son largas, farragosas, imprecisas, sin final o directamente prescindibles. Creo que podría categorizar (ups!) las reuniones en cuatro tipos:
Hola, ¿quién eres? Conoces a alguien en un evento o por Linkedin, parece que tenemos algo en común y vamos a tomar un café. En estos casos, si el interés inicial es mío, me gusta ir al «territorio» de la otra persona, no sólo para conocer mejor su entorno de trabajo sino para «asumir» yo los costes de desplazamiento. También me preparo todas aquellas cosas que quiero saber de la otra parte (investigo un poquito) y todas las que quiero comunicar yo. La clave es que, al acabar, se haya transmitido toda la información en ambos sentidos y, si hay afinidad, se definan los próximos pasos a tomar. No debe demorarse muchísimo tiempo aunque en ocasiones el anfitrión te puede enseñar su sede o podéis dar un rodeo en la conversación para encontrar puntos en común. Hay que tener en cuenta que a veces puede ser sustituida por una llamada de teléfono de 10 minutos.
Hola, ¿te gusto? Suelen ser las reuniones más importantes y concisas. Ya ambas partes os conocéis y tenéis que poneros de acuerdo para algo. Aceptar un proyecto, un presupuesto o realizar una entrevista. La decisión final rara vez se decide en la propia reunión, habrá que estar pendiente de futuros correos o llamadas.
Hola, ¿qué tal estás? Es importante quedar de vez en cuando con antiguos clientes o colaboradores, cuidar las relaciones. En ocasiones, es por mero interés profesional de ponernos al día y saber si hay nuevos proyectos en nuestras vidas que pueden hacer match. En los mejores casos, existirá además una sintonía personal o genuina amistad labrada a través de los meses y la charla puede durar horas. En estos últimos, si preveo que la reunión puede acabar en charloteo, intento hacerla en horarios más cómodos donde no tenga urgencias inmediatas y «cargar» ese tiempo a mi horario personal.
Hola, ¿qué has hecho? Reuniones de seguimiento de un proyecto o entrega de alguno de sus hitos. Es común que puedan durar horas si requieren entendimiento mutuo. La clave es definir qué se está analizando en la reunión y evitar hablar o trabajar en cosas que no correspondan.
Como digo, estas son mis categorías aplicadas a mi experiencia como freelancer y en otra ocasión, profundizaré en cada una de ellas con diferentes trucos para optimizar su preparación, desarrollo y resultados.
6. Más vale que sobre a que falte.
Esta es muy sencilla. Siempre prevé cuánto te va a llevar hacer cualquier tarea con un porcentaje de margen. No es descabellado añadir un 50% del tiempo a tu previsión inicial. ¿Que hacer esos planos sólo te van a llevar 2h? Pues ponle 3, que los programas se cuelgan, el teléfono suena y a lo mejor te entra sed. Esto tiene utilidad especialmente, por un lado, a la hora de presupuestar, aunque en proyectos grandes ya hay que pensar no en horas sino en términos de meses y los porcentajes cambian.
Por otro lado, es importante aplicar esos márgenes a la hora de configurar un horario de reuniones y tareas, donde hay que considerar tiempos de descanso, transporte y comida, entre otros, que no siempre son totalmente controlables por nosotros (colas, atascos, averías…).
7. Identifica cuando te sientes on fire.
Las actividades que tiene que ejecutar un freelancer son muy variadas y, lógicamente, si estás acudiendo a una oficina para hablar con tu equipo de trabajo, eso no lo puedes hacer a las 3 de la madrugada (a priori). Pero hay otra serie de historias que son individuales y que cada persona puede administrárselas como mejor las aprovechen. Desde luego, nadie me va a reprochar nada si cuando mejor preparo mis reuniones es durante alguno de mis trayectos previos de Metro. O por ejemplo, si mi hora de mayor inspiración para escribir emails es de madrugada; como hay herramientas para todo, utilizo el plugin CRM Streak para Chrome con el que programo esos emails para enviarlos a una hora menos intempestiva del día siguiente (así también ya estoy recibiendo respuestas para cuando me quiero despertar aquellos días que he trasnochado trabajando).
En cuanto a espacios, volumen de la música, acompañamiento y otros factores, creo que realmente es algo muy personal y cada persona tiene sus rituales para entrar en concentración. Sí recomiendo agrupar tareas similares en la misma franja temporal para poder optimizar ese mood. Es decir, si tengo correos por contestar, prefiero contestarlos todos del tirón o, si me toca ordenar las facturas del último mes, le dedico unas horas seguidas para quitármelo y así evitar varios tiempos de activación.
8. Día a día, semana a semana.
Volviendo al tema del calendario y de la compaginación entre vida personal y profesional, algo que suelo hacer es diseñar mi horario semanal por adelantado y de forma reiterada. Pongamos como referencia el domingo, día en el que compruebo qué reuniones, citas o eventos tengo en franjas determinadas e inamovibles para la siguiente semana. A partir de ahí, me busco bloques de horas que reservarme para trabajar por mi cuenta o de comodín para posibles nuevas reuniones. Esto lo voy revisando cada día para adaptarme a posibles cambios tanto externos (nuevas actividades) como internos (cansancio).
Pero sobre todo, intento anticipar qué actividades de mi vida personal quiero hacer durante la semana, para que el trabajo no inunde las horas que no debe y pueda mantener una rutina de días a la semana haciendo ejercicio, por ejemplo. Es muy útil el calendario de Google porque me permite ver ambos calendarios en dos colores y, según me surjan nuevas necesidades profesionales, puedo ir arrastrando y reajustando mis otras tareas.
9. Veinte mil horas de viaje suburbano.
Otra cosa importante es saber que habrá muchas horas muertas a lo largo de la semana, especialmente correspondiente a la comida y al transporte. Muertas, si no se aprovechan bien porque pueden ser meros trámites o pueden «fusionarse» con otras actividades.
Dos casos fáciles en los que ver esto es si intentas cuadrar comidas con las reuniones que lo permitan o si aprovechas los desplazamientos para leer documentación y actualizar la lista de tareas.
En lo referente al transporte, quien me conozca sabe que soy especialmente concienzudo con optimizar cada uno de los trayectos que hago. Soy un amante del transporte público de Madrid y a veces sorprendo realizando ciertas rutas en tiempos mucho inferiores que otras personas, pero todo se basa en conocerse un poco las características de la red en su conjunto, del medio de transporte en particular y de pensar por adelantado (si ya sé dónde me debo bajar, me sale más rentable posicionarme antes de subir al vagón que hacerlo justo antes de bajarme de él).
Actualmente, no exagero si digo que tengo más de 15 o 20 aplicaciones destinadas sólo a movilidad y transporte. Algunos agregadores como Urbi o Chipi y traza-rutas como Citymapper son especialmente útiles cuando tienes que elegir la mejor entre varias opciones. En resumen, uso coche privado, coche compartido, bicis, metro, autobús, cercanías, patinetes y, sí, también los pies, que a veces es la opción más obvia y la ignoramos.
Todos los trucos que me he ido creando para desplazarme de la forma más económica, fácil o rápida también dan para entrada aparte, pero todo gira en torno a saber qué necesitas, porque hay veces que prefiero tardar un poco más si el trayecto me va a permitir estar sentado tranquilamente preparando una reunión, por ejemplo. Puede que parezca una exageración analizar las opciones de transporte para ahorrar 10 minutos en un trayecto pero, si estás constantemente yendo de aquí para allá, a lo largo de una semana pueden ser unas cuantas horas ahorradas y, en un año, echad cuentas. Por no hablar de la tranquilidad de llegar a una reunión con tiempo porque, al final, eso que te ahorras, también es una muestra de respeto a la otra persona, ahorrándole tener que esperarte por haber calculado mal. Tengo especialmente clavadas las espinitas de aquellas ocasiones en las que, por innovar demasiado con el transporte, derrapé completamente con la previsión y llegué tardísimo.
10. Tu cerebro trabaja en segundo plano.
¡Ya acabamos! Esta última reconozco que es algo que leí en un libro y, a priori, creí que iba en contra de mi naturaleza. Y en cierto modo sí, pero intento obligarme a cumplirla. Se trata de hacer recapitulación de todo lo anterior y considerar las actividades de ocio o desconexión como una necesidad. Ya no sólo por el placer que representan (que también), sino porque a nivel cognitivo, cuando estamos saturados de información, inmersos en un problema y bloqueados encontrando una solución creativa, el cerebro necesita de un período ocupado en otra actividad para que trabaje subversivamente en la asociación de todas esas ideas almacenadas y pueda generar mejores conexiones cuando uno retoma el asunto.
Es complicado de explicar, porque yo siempre he sido de aquellas personas que, si tenían un problema delante, se tiraban horas (sin comer o sin dormir) hasta solucionarlo o hasta caer rendido y me negaba a parar de darle vueltas aunque eso me distrajera de otras actividades. Poco a poco, he aprendido que no sólo es bueno desconectar per se, sino que además, durante una conversación con un amigo, mientras practicas deporte o al ver un programa de TV van a venirte pinceladas de «momentos eureka» que no van a ser la panacea, pero bien asimiladas pueden derivar en la eventual solución del problema en cuestión. Y esto también enlaza con diferente bibliografía sobre cómo funciona el cerebro humano a la hora de tomar decisiones. En cualquier caso, enlazando con el principio, es útil tener tu libreta o tu Google Keep a mano, para no dejar que esas ideas como vinieron se vuelvan a marchar.
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Como veis, es todo altamente subjetivo pero creo que en eso reside la magia de compartir este tipo de artículos. Por mi parte, yo sigo inmerso en leer cómo se organizan el tiempo y los proyectos otras personas con más años de freelancer a sus espaldas para ir recopilando todo lo que funciona en mi caso particular.
Imagen de header tomada durante sesión formativa impartida en Opinno.
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