¡Hola! Como probablemente sabréis, me inscribí al régimen de trabajadores autónomos en enero de 2018 para poder facturar algunos proyectos y encara la nueva etapa en la que se sumergía AIDI primero y, posteriormente, yo.

El objetivo de escribir esto no es crear un tutorial (aunque explicaré algunos pasos), porque para eso teclea «cómo hacerse autónomo» y te salen muchos enlaces (reconozco que me gusta especialmente este). Más bien, quiero, de nuevo, tener la ocasión de dejar por escrito y abierto a quien pueda interesarle, aquellos recordatorios, trucos e indicaciones, que yo mismo me alegraré en un futuro de haber dejado registrado. Porque bien sea porque cada año hay que repetir el proceso, bien sea porque abandonaré la vida de freelancer y pueda volver a darme de alta en unos años, querría tener una chuleta.

Aunque voy a hablar de mi caso particular como diseñador, quiero que la guía sea abierta a profesiones y experiencias afines a la mía, para que entre todos podamos ayudarnos a compartir lo que hemos descubierto. Unos hemos estado con gestorías, otros por su cuenta, unos vendiendo productos, otros montando un negocio online… hay peculiaridades que nos pueden comer la cabeza, así que ¿por qué no compartir fácilmente qué habría que consultar en cada uno de esos casos? Y ahí ya vendría el tutorial.

Disclaimer: Agradezco que me escribáis para indicarme si alguna información que incluyo es errónea. Sobre cuestiones legales o administrativas, todo lo estoy fundamentando respecto a lo que me han contado gestores, asesores o expertos en el asunto, sumado a la experiencia de los propios muros con los que me he ido topando.

Soy freelancer y cobro en negro. ¡Yuhu!

A  ver, todos empezamos cobrando un encarguito porque nos ha surgido y quéselevaahacer, pero cuando esto se repite, va siendo hora de pensar cómo hacer esto legal. ¡Ojo! Hay una forma de hacer las cosas bien sin ser autónomo y es declarando el IVA de las facturas que generes. El problema es que esto sólo sirve cuando son actividades puntuales y no recurrentes, que no sean la fuente principal de tu actividad económica. ¿Dónde está el límite? Algunos dicen que 600€ al mes, otros que 3000€ acumulados en tal periodo… realmente no lo hay, es más una cuestión subjetiva de quien te evalúe y de no llamar la atención con cantidades sospechosas. Ah, llamadme ingenuo pero una cosa que he aprendido con esto es que «el sistema» funciona de una forma mucho más artesanal de la que me imaginaba. Hay unas personas (llamadas técnicos de hacienda) que se encargan de evaluar individualmente cada una de tus facturas y que deciden si valen o no valen. Obviamente siguen unos criterios convenidos, pero donde cabe lugar para un margen de subjetividad que, mal empleada, puede derivar en arbitrariedad.

Resumen, id con cuidado y recurrid sólo a esta opción cuando realmente no te compense ser autónomo. Poneos en el lugar de la persona que os mira los movimientos y pensad si resultarían sospechosos o no. Aunque al fin y al cabo, facturas y papeleos tienes que hacer igualmente.

 

Oye, me han dicho que las cooperativas molan.

Estuve dado de alta en una cooperativa al principio, cuando según parece había un boom de este tipo de negocios salvadores. Pues bien, un mes y pico duré, hasta que recibí un mensaje de los fundadores (que según parece eran un grupo de chavales amateurs) diciendo que en tres días cesarían cualquier tipo de actividad y me devolverían la fianza. Todo surgió porque la más famosa, Factoo, empezó con procesos judiciales y enfrentamientos con Empleo y, claro, las más pequeñas entraron en pánico. En cualquier caso, no perdí nada (aunque una de las cuestiones de esa guerra es que los usuarios tengan que pagar sus correspondientes cuotas eludidas) pero no recomiendo apostar muchas fichas a este modelo, si no se regulariza o estabiliza de alguna forma.

 

Vale, ya me hago autónomo, ¿qué tengo que hacer?

Pues así de cabeza, tienes que:

– Darte de alta en Hacienda. (Modelo 037). Es bastante sencillo y dejarás mucho vacío.

Quizá la parte más curiosa y controvertida es cuando te toca elegir el epígrafe al que te vas a dedicar. Está un poco desactualizado y, al igual que si eres fotógrafo probablemente te toque entrar en «artistas y toreros» con lo bien que suena, en el caso de los diseñadores tenemos pocas opciones. Yo entré en «INGENIEROS TEC. INDUSTRIALES Y TEXTILES» (creo que también había una de artes gráficas) y «Actividades de diseño especializado», pues porque era lo más parecido.

– Darte de alta en el RETA, o Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos.

 

Ahora te toca decidir si gestionarlo por tu cuenta o contratar a una gestoría.

 

 

¿En serio te merece la pena una gestoría?

Bueno, depende. Estoy de acuerdo con que si te supone un gasto enorme pagar 40€ al mes a una gestora, es porque no estás preparado para vivir de freelancer. Lo que pasa es que hay situaciones en las que acabas de autónomo por imposición legal en la que te han fallado las opciones de arriba pero no tienes tanta estructura como para esperar resultados espectaculares. Si tienes algo de tiempo, aún pagando a la gestora, a mí personalmente me gusta saber lo que hago y por qué estoy pagando. Conozco autónomos en otros negocios que dedican una tarde cada trimestre a poner al día facturas y pagos y con eso tiran por su cuenta.

La gestoría lo que más te soluciona es tiempo y salvaguardar tu ignorancia. En el primer caso, si no te importa hacer una pequeña inversión inicial por aprender cómo funciona la historia y, luego, no tienes tanto jaleo de facturas como para que se te escapen de las manos, no es algo complicado que no se pueda aprender por alguien ajeno a este mundo. Lo segundo, de primeras hay mucha documentación, términos y procedimientos que pueden sonarte a marciano, pero que, una vez has visto como van, son realmente sencillos. A veces si conoces a alguien que haya pasado por lo mismo y te puede ayudar un poco, ya está solucionándote bastante.

En definitiva, no es por des-recomendar a las gestorías, pero sólo las mantendría si mi negocio tiene aspectos excepcionales e imprevistos (transacciones internacionales, cambios constantes de condiciones, actividades múltiples…) para cubrirte en salud porque existe un mayor riesgo de que se te escape algo. Pero si tu actividad es «estándar» y siempre la misma, lo que he hecho yo es tenerla durante un año, para saciar esas dudas y ver todo lo que había que hacer para ya después, apañármelas por mi cuenta. De hecho, en retrospectiva habría pagado 100€ inicialmente a una persona para que en un par de horas me enseñara qué tendría que hacer y tenerlo ya preparadito.

Porque en algunos casos la presentación de una solicitud te la pueden cobrar por 100€ y sólo conlleva el rellenado de un formulario con tus datos personales. Pero si te dicen que es el «Modelo XYZ123 para la AEAT» pues te acongojas un poco más.

 

¿Cómo va lo de la tarifa plana?

Esto es algo que ha cambiado varias veces y, como no tiene efecto retroactivo, es frecuente esperar a una nueva actualización de ventajas para aprovecharte de ellas (y si han llegado un par de meses tarde, te comes el plan antiguo). Actualmente tienes 12 meses de tarifa plana, que básicamente consiste en pagar 50€ al mes, que después incrementarán por tramos hasta llegar a los casi 300€ que tendrías que pagar regularmente. En la Comunidad de Madrid tienes la oportunidad de solicitar una ampliación de esa tarifa reducida por seis meses más.

 

¿Y qué es el IRPF?

Es un impuesto que aplica a las personas físicas que trabajan. Cuando hagas una factura, si bien el IVA es algo que añades, el IRPF es algo que descuentas. Para entenderlo, es como una cantidad que no estás ingresando con cada factura porque estás simbólicamente adelantándosela a hacienda con cada transacción. Puedes elegir pagar un IRPF del 7% o del 15% (si empiezas por 7% puedes subir luego a 15% pero no del revés).

Para las personas de carácter organizado y ahorrador recomiendo empezar directamente al 15% y así llevas el control en todo momento de tus cuentas reales. Para aquellas que prefieran crear una pequeña trampa, empieza al 7% y así te dará la sensación de que estás ingresando más dinero, aunque luego a la hora de ajustar la declaración tendrás que pagar más.

 

¿Qué puedo desgravarme como autónomo?

Bueno, lo primero. Desgravarte quiere decir que puedes tener en cuenta algunos de tus gastos para que te descuenten el IVA. O lo que sucede realmente, que el IVA de las facturas emitidas y de aquellas recibidas se acaba compensando, pudiendo salir a pagar o a devolver.

Aquí volvemos a encontrarnos con nuestro amigo el técnico de hacienda que está revisando uno a uno tus facturas. Puedes incluir cualquier gasto laboral obvio (herramientas, materiales…) pero también otros como comidas, transporte o linea de móvil. ¿Cómo saber si estás haciendo bien? Bueno, en primer lugar, haciendo las cosas bien y siendo sincero. Si estás metiendo como gasto tu móvil o abono habituales, pues no va a colar. En cambio, puedes destinar un porcentaje de esos usos a tu vida profesional y reflejarlo así en la declaración. Según lo sensato que parezca dicho porcentaje, es más probable que te lo acepten. En el caso de la comida, me han comentado que sólo te aceptan aquellas que se han hecho fuera de tu municipio de residencia o si has cerrado algún otro contrato con un cliente en esa comida (¿cómo demonios van a adivinar eso?). Más adelante averigüé que es casi imposible desgravar el IVA de las comidas, al igual que el de otros gastos como materiales comprados en un bazar o tienda de barrio, por ejemplo, que generalmente no tienen factura como tal, sino tickets o recibos. En esos casos, igualmente los incluyo porque cuenta como gastos de cara a la declaración de la renta. Lógicamente, he podido apuntar varias comidas con clientes, colaboradores y de trabajo, dentro de un marco sensato, pero siempre han sido en restaurantes, cantidades y horarios normales (a lo mejor poner 25 montaditos del 100M un sábado de noche no es la mejor idea, por mucho que sea una reunión de negocios).

 

¿Cómo pido y cómo organizo esas facturas?

Todas las facturas van a acabar escaneadas en una carpeta, ya sea para pasárselas a la gestoría como para tenerlas a mano a la hora de actualizar tu registro. ¿Cómo hacer este registro? Yo tengo un excel (reconozco que me lo pasó la gestora, aunque realmente soy bastante friki de los Excels y me habría acabado haciendo uno similar) donde viene TODO registrado. Facturas emitidas, facturas recibidas y gastos es lo fundamental, desglosando datos de cada una de ellas. Ahora bien, si quieres automatizar todo al máximo, puedes crear una base de datos de categorías y clientes o proveedores para agilizar tu actualización (si vas a mover pocas facturas tampoco te comas la cabeza). De esta información tendrás que sacar los datos finales con los que rellenar los formularios de declaración.

Respecto a cómo conseguirlas, es tan sencillo como pedirla en cualquier establecimiento donde compres algo. Si es un comercio «serio» te lo harán sin problema. En otros lugares (bazares, restaurantes o supermercados) puedes tener más problemas y lo que tendrás que pedir es una factura simplificada, que es parecido a una factura pero con mucha menos información, siempre sellada por la empresa. En el peor de los casos, guardo los tickets de compra o justificantes de pago con la tarjeta, por si puede servir. En función de cómo de bien registrado esté un gasto, más probable es que te lo computen. Ah, si por un casual tienes que comprar en ciertos supermercados como Mercadona, te sucederá que tienes que pedir las facturas online enviando tu ticket, al igual que en ciertos negocios online cuando has contratado sus servicios y automáticamente no te la han enviado.

 

¿Cómo llamo a mis facturas?

Es muy importante la nomenclatura de las facturas emitidas, que ha de ser correlativa y coherente con el momento temporal de su emisión. Es decir, si haces una factura un día determinado y lleva el sufijo «0017», la siguiente factura inmediata a esa que emitas deberá ser la «0018». Para facilitar esta hándicap, es posible crear diferentes series con las que categorizar tus facturas en función de su naturaleza (por ejemplo yo tengo la serie A para proyectos de diseño y la serie B para eventos o formaciones), cada una con su numeración independiente y precedidas todas del año de emisión, porque cada nuevo año se resetean las numeraciones. En mi caso particular, si hago un proyecto para la empresa «Design Total» nombraría el archivo como «2018A009 Design Total (Proyecto Falso)».

Paralelamente, recomiendo mucho crear otra numeración para las facturas recibidas y cualquier otro tipo de justificante de gasto que tengas. Esto ya no es obligatorio sino que simplifica tu organización. En mi caso,  sigo el código «YYYYMMDDIZZZ» = Año + Mes + Día + Inicial + Sufijo + Emisor (Motivo), donde la letra «Inicial» corresponde a una leyenda personal que me he creado (F = Factura, S= Factura Simplificada, T= Ticket…). Lo ideal es tener todo en facturas pero, a falta de estas para cierto tipo de gastos, al menos identificar rápidamente cualquier escaneo del que dispongas. A lo que llamo «Sufijo» simplemente es un contador para días en los que tengo varios gastos. Un ejemplo para el cobro de esta página web del 24 de abril de 2018, sería: «F20180424001 DonDominio (renovación del dominio)».

 

Ay, que tengo que pagar el IVA.

El IVA es un impuesto que va destinado al consumidor final y los autónomos funcionan como intermediarios en este proceso, por lo que tendrás dos «contadores» de IVA: el que has pagado en cada uno de tus gastos (soportado o deducible) y el que has cobrado en cada una de tus facturas emitidas (repercutido o devengado). Ambos IVAs se restan por lo que, en función de cuál de los dos sea mayor, al final de cada trimestre resultará una cantidad a pagar o a devolver. Si tienes que pagar, se hace durante un período establecido tras la finalización de dicho trimestre. Si sale a devolver, tendrás que «arrastrar» esas cantidades acumuladas trimestre a trimestre y, si al finalizar el año, sigue saliendo a devolver, podrás solicitar su ingreso en tu banco (el cual se realizará a lo largo de la primavera del año siguiente).

Administrativamente hablando, el formulario que entra en escena es el 303 y ha de ser presentado en los periodos designados para ello. Cuando estás con gestora, te piden tu registro de facturas actualizado más los escaneados de éstas, generalmente unas semanas antes del período de presentación oficial ante Hacienda.

Si lo haces por tu cuenta, desde aquí puedes rellenar y enviar el documento telemáticamente, mediante los sistemas de Cl@ve PIN o con certificado electrónico.

Entrando en lo que es el formulario, insisto en que no quiero escribir un tutorial sobre lo que hay que rellenar paso a paso. Sólo me gustaría mencionar que, además de tus datos básicos al principio,  la parte con más miga (vamos, de eso va el formulario) es la de poner las cantidades adecuadas en las casillas correspondientes. Obviamente las cantidades has tenido que ser calculadas en tu fichero de cuentas.

En general hay bastantes apartados que rellenar tanto para el IVA devengado como para el deducible, pero sólo rellenarás el 1-4-7 y el 28 si no has tenido ningún movimiento especial como, por ejemplo, una inversión (gasto superior a 600€) o una importación.

En la parte final, de resultados, simplemente hay que aplicar las fórmulas aritméticas sencillas con la información anterior (si el formulario es autorrellenable te calcula algunas cantidades de forma automática) y te dará la cantidad final, que puede ser positiva (te toca pagar) o negativa (has pagado de más). En este último caso, como menciono antes, habría que rellenar con esa cantidad la casilla 72, la cual se escribiría en la casilla 67 del formulario del trimestre siguiente.

¡TRUCO! Si un trimestre se te olvida presentar una factura recibida, tienes hasta cuatro años para incluirlas en declaraciones venideras.

Una vez al año hay que presentar el modelo 390 con el IVA anual, que básicamente resume todas las operaciones presentadas en cada trimestre y que, aunque no implica pagar ninguna cantidad, sí necesita coherencia respecto a la información de los formularios 390 presentados. Se presenta durante enero de cada año.

 

Ay, que tengo que hacer la declaración de la renta.

Aún no la he hecho, así que toca esperar a no ser que alguien se anime.

 

¿Alguna sugerencia mas sobre lo que podría incluir?